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Gestión riesgos en proyectos
6 de mayo de 2021

Pistas para mantener tu presupuesto bajo control y no morir en el intento

Si has trabajado en proyectos, seguramente te habrás dado cuenta de que cada proyecto tiene restricciones que permiten acotarlo según sus características, objetivos y el nivel de detalle con el que se estimen. En general la mayoría de los proyectos, se centran en lo que se denomina la “triple restricción”: Presupuesto, alcance y cronograma.

Ahora bien, ¿Cómo podríamos definir nuestro presupuesto? ¿Qué partidas tiene que incluir?

  • El primer paso es determinar el costo de cada actividad, cuyo agregado constituirá la estimación para cada paquete de trabajo. Es importante que en este punto cuentes con la experiencia de profesionales o compañeros que hayan realizado previamente estimaciones presupuestarias.

  • El agregado de los paquetes de trabajo conformará las cuentas de control que se utilizarán para monitorear los costos y el rendimiento de cronograma. A cada cuenta se le suele asignar un código único o número de cuenta vinculado directamente con el sistema de contabilidad de la organización ejecutante. Las cuentas de control alimentan el seguimiento presupuestario y de costos y agrupan uno o más paquetes de trabajo.

  • La suma de todas las cuentas de control más la reserva para contingencias configurará la línea base de costos. Recuerda que todo buen director de proyectos incluye un apartado para contingencias, es un práctica común. Pero, ten encuenta que si la reserva para contingencias es demasiado ajustada tendrás dificultades en la ejecución del proyecto pero si, por el contrario, es demasiado elevada, tu reputación como director de proyecto quedará en entredicho. Consulta a otros compañeros o expertos para ser certero en las asignación de las reservas.

  • Cuando a la línea base se añaden las reservas de gestión obtendremos el presupuesto del proyecto. Dichas reservas se obtiene por lo general de estimaciones paramétricas, juicio de expertos o datos históricos. Por ejemplo, algunas industrias asignan un 15% de los costos como reserva o incluso porcentajes superiores. Repara en que cuando se comiencen a utilizar las reservas de gestión éstas habrán de ser incluidas en la línea base de costos para lo cual se requerirá de aprobación previa.

  • Hay que tener en cuenta que las reservas para contingencias se aplican a los riesgos y la forma de gestionarlas es diferente en cada proyecto siendo lo más recomendable añadirlas a nivel de paquete de trabajo o cuenta de control. Hacerlo a nivel de actividad es también factible aunque podría requerir demasiado detalle.

 Fuente: PMI, PMBOK.

5 pistas para mantener tu presupuesto bajo control

  • Durante el ciclo de vida de un proyecto puede haber cambios en los interesados que lo integran, por esto es necesario mantener al día el registro de interesados. De esta forma podemos evaluar, si han ingresado nuevos interesados o si los que teníamos variaron su situación en el proyecto.

  • El mundo no es perfecto y no todo sale como se ha planificado, por esto es importante estar en monitoreo frecuente de los riesgos del proyecto. Esto supone un gran desafío para el director de proyectos y puede significar, la diferencia entre un proyecto exitoso y un fracaso. 

  • Algunos de los retos que debe enfrentar un director de proyectos durante el ciclo de vida del proyecto son: Cambios en las estimaciones debido a factores económicos, modificaciones de contratos de adquisiciones, nuevos recursos, entre otros. Por lo cual, evaluar el desempeño de los proveedores y distribuidores, es fundamental para conseguir las métricas esperadas y alcanzar los objetivos planteados del proyecto.

  • Cuando el cambio sea inevitable dentro de un proyecto, se deben monitorear y hacer uso del sistema de gestión de cambios para mantenerlos dentro del presupuesto.

  • Finalmente, debemos entender que idealmente el presupuesto que se establece durante la planificación debe mantenerse hasta su fin. Esto quiere decir que, si tenemos un caso en el que se requieran de fondos adicionales, se deberá evaluar y modificar el proyecto en conjunto con los interesados.

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